DocSecure by FoxNot

Politique protection des données personnelles

Soucieuse du respect de votre vie privée, la protection des données personnelles est l’une de nos préoccupations majeures.

Aussi la présente politique a pour objectif de vous fournir une information concise et pertinente concernant les traitements de données personnelles effectués pour la mise en œuvre du site internet et de la plateforme DocSecure (ci-après la « Solution »).

Définitions

Client : désigne un membre de l’étude autorisé à utiliser le service avec ses clients et contacts.
Données personnelles : toute information relative à une personne identifiée ou identifiable directement ou indirectement (ci-après, « données » ou « données personnelles »).
Traitement de données personnelles : toute opération portant sur des données personnelles telles que la collecte, l’enregistrement, l’extraction, la modification, etc. (ci-après, « traitement » ou « traitement de données personnelles »).
Personnes concernées : toute personne physique dont les données personnelles font l’objet d’un traitement (ci-après, « Client » ou « Utilisateur»).
Responsable de traitement : personne physique ou morale qui détermine la finalité et les moyens du traitement.
Délégué à la protection des Données (DPO) : personne désignée par le responsable de traitement pour notamment contrôler le respect de la réglementation, être le point de contact pour les questions relatives aux droits des personnes concernées et coopérer avec la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
Cookies : fichier informatique (traceur) déposé et lu notamment suite à la consultation d’un site internet, la lecture d’un courrier électronique, l’utilisation d’une application ou d’un logiciel, quel que soit le terminal utilisé.
Utilisateur : désigne une personne physique ou le représentant d’une institution (banque, mairie, collectivité…) invité par le Client à utiliser la Solution.

Finalités et base légale des traitements

Les traitements mis en œuvre par FOXNOT répondent aux finalités suivantes :

Donner accès au service en ligne aux Utilisateurs avec création d’un mot de passe pour une authentification 2FA.
Permettre la saisie par le Client ou son interlocuteur des coordonnées (nom, prénom, adresse email et numéro de mobile) de l’Utilisateur.
Enregistrer des RIB ou tout autre document à échanger entre le Client et l’Utilisateur, puis procéder à cet échange.
Historiser les échanges, dates et heures, pour des raisons de sécurité et de traçabilité.
Notifier les Utilisateurs et les interlocuteurs des Clients par emails.

Ces traitements répondent à l’intérêt légitime de FOXNOT de permettre aux Utilisateurs du Client de se connecter à la Solution, de permettre à FOXNOT d’assurer la sécurité de la Solution et de disposer d’interlocuteurs auprès du Client.

Droits des personnes

Les interlocuteurs du Client et Utilisateurs disposent d'un droit d'accès, d’opposition, de rectification, de limitation du traitement, et de suppression des informations les concernant, à exercer à tout moment auprès de FoxNot soit par courrier adressé au DPO à l'adresse suivante 6 rue d’Entraigues 37000 Tours ou par email à dpo@foxnot.com. S’ils estiment, après avoir pris attache avec FOXNOT, que leurs droits n’ont pas été respectés, ils peuvent adresser une réclamation à la CNIL. Pour des raisons de sécurité et éviter toute demande frauduleuse, et en cas de doute sur l’identité de l’Utilisateur ou l’interlocuteur du Client, FOXNOT pourra lui demander un justificatif d'identité. Après traitement de la demande, ce justificatif sera détruit.

Destinataires des données

Les informations personnelles recueillies sur la Plateforme pourront éventuellement être communiquées à des tiers liés par contrat à FoxNot et ce pour l'exécution de tâches sous-traitées nécessaires à la gestion du compte du Client. Ces informations pourront faire l'objet d'une communication sur demande expresse et motivée des autorités judiciaires.

Les données personnelles recueillies par FOXNOT concernant les interlocuteurs du Client et les Utilisateurs ne sont transmises qu’aux sous-traitants de FOXNOT, notamment ceux assurant le support client et l’administration des ventes, l’hébergement des données et documents, et l’envoi des notifications par email et sms.

Conservation des données

Par principe, pour les traitements mis en œuvre concernant les données de l’Utilisateur, il revient à l’étude de déterminer les durées de conservation des données. Toutefois, par défaut, la Plateforme inclut les durées de conservation suivantes, sauf instruction contraire du Client :

Pour le Client (Etude), les documents transmis ou récupérés sont conservés 6 mois à partir de la dernière action effectuée concernant ce document.
Les coordonnées de l’Utilisateur (client de l’étude) et l'historisation des dates de ces échanges sont conservées 2 ans à partir de la date de la dernière action concernant le client.
Les coordonnées du Client (étude) sont conservées pendant toute la durée du contrat + 2 ans.
Les coordonnées de prospects, ayant demandé une démo ou pris contact avec FoxNot au moyen du formulaire de contact, sont conservées pendant 3 ans à compter de la dernière interaction avec le prospect.

Cookies, archivage des données de navigation

FoxNot ne collecte pas de cookies à caractère personnel.

FoxNot collecte, pendant la durée de la session, des cookies « essentiels » liés aux sessions PHP qui permettent à une session de rester accessible pour le Client ou l’Utilisateur le temps de l’utilisation du service.